附件15竣工档案数字化（电子化）操作办法

　附件 15：

　 竣工档案数字化（电子化）操作办法

　一、文档的电子化基本要求 1．电子档案格式应按照要求提供：文件材料采用 PDF格式，图纸采用 PDF 格式，照片采用 JPG 格式。

　2．电子档案的内容应与相对应的纸质档案原件完全相同，必须为真实文件资料签字盖章的原件进行扫描的电子文件，电子文件的排列顺序也应与纸质档案一致，且图像清晰、完整、不偏斜、不失真、不漏页。

　3．电子文件扫描：页面为黑白两色，并且字迹清晰，不带插图的档案统一采用黑白二值模式扫描；页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可适当提高分辨率对文件进行扫描。分辨率一般大于或等于 100dpi。

　4．扫描时对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读度的前提下展现档案原貌的原则。

　5．对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，以保证档案数字化图像的整体性。

　6．电子文件的存储载体应设置成禁止写操作的状态。

　二、电子化文档的整理要求 1．应遵循文件形成的自然规律，保持卷内文件间的有

　机联系，便于电子档案的保管和利用。

　2．电子档案应与相应的纸质文件信息保持一致，在文件名称、卷内目录、案卷目录、案卷题名、工程名称、项目名称、工程概况等相关说明及描述上信息一致。

　3．电子档案分别按照文件材料、图纸、照片所要求的相应电子格式保存。

　电子文件归档管理要符合国家档案局《电子文件归档与管理规范》（GB/T18994—2002）中的有关规定。

　三、工程文件电子化操作办法 （一）纸质档案电子化 1．纸质档案电子化可选用功能与纸质档案规格相符的扫描仪，包括平板扫描仪、宽幅扫描仪、缩微扫描仪等。根据文件、图纸幅面的大小(A4、A3、AO 等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用 0 号图纸扫描仪)进行扫描；当纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描仪等。

　2．准备工作 需要进行数字化的档案材料已按照竣工资料整理办法整理完成，资料完整完好。

　3．扫描加工的程序与要求 （1）扫描色彩模式选择：纸质文件、图纸扫描一般采用黑白二值方式。

　（2）扫描分辨率：

　①扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

　②采用黑白二值模式对档案进行扫描时，其分辨率一般选择 100dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

　（3）扫描后图像检验 ①对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

　②由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

　③发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

　④发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

　⑤对出现扫描质量问题应采取旋转纠偏、去污、拼接、裁边等方式进行处理，必要时重新扫描。

　4．图像存储 （1）存储格式 文件扫描后统一转换为 PDF 格式，进行存储。

　（2）图像文件的命名 图像文件以该文件的题名命名。

　（二）照片档案的整理 按竣工资料编制办法的规定完成照片档案纸质版的整理后，将照片底板按纸质档案组卷及其排列顺序插入 word文档中，其他工作要求同纸质档案电子化要求。

　照片扫描分辨率必须等于或大于400dpi。参数设置见下表。

　照片数字化分辨率参数 参数项

　参数设置

　比特深度 8 位灰度或 24 位彩色 分辨率 大于或等于 300dpi 尺寸 原始大小 文件格式 TIFF （三）音像档案数字化 1．音频档案的电子化 （1）采样频率：音频档案数字化选用 44.1kHz 作为声音采样标准。DVD 中的声音选用 48kHz。

　（2）文件存储：音频档案数字化采用 WAV 或 MP3 格式存储。

　2．视频档案数字化要求 （1）存储格式 影像档案数字化选用 MPEG-2 格式作为影像存储标准。

　（2）数据传输率 影像档案数字化的数据传输率应不低于 4Mb/S 。

　（3）影像档案数字化推荐使用非线性编辑机。

　3．音像档案数字化注意事项 （1）影像档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。

　（2）数字化过程中应检查载体质量，确保影像档案的真实性、完整性。

　（3）数字化后应以播放方式检查数字文件质量，确保影像档案数字化质量。